De menskant in projecten
Kost samenwerken in projecten
meer tijd dan je lief is?
Iedereen werkt hard, maar het schiet niet op. Afspraken worden wel gemaakt maar niet nagekomen, besluiten blijven zweven, en het echte gesprek ontstaat pas ná de vergadering.
Het zit zelden in de techniek, maar in afspraken, eigenaarschap en besluitvorming. Ik stap tijdelijk in om samenwerking en projectsturing weer werkend te krijgen; met het team of, als dat effectiever is, via mentorschap van één of twee sleutelpersonen. Doel: het project weer op koers.
Mijn aanpak is praktisch en in de projectrealiteit. Rond deadlines, momenten waarop het erop aankomt en besluiten die nu moeten vallen — geen los traject over samenwerking, maar direct in het project.
Herken je dit in je project?
- Er wordt veel afgestemd, maar weinig écht besloten.
- Er is een planning, maar niemand gelooft ’m nog.
- “Ja” in het overleg, gemopper en twijfel bij het koffieapparaat.
- Afspraken worden verschillend geïnterpreteerd: “ik dacht dat jij…”
- Besluiten worden teruggedraaid of blijven vaag (“nog even uitzoeken”).
- Wijzigingen hebben veel meer gevolgen dan vooraf gedacht.
- Het kost meer tijd en energie dan nodig is.
- De projectleider mist mandaat of gebruikt het niet.
- Spanningen blijven onder tafel tot ze ongefilterd naar buiten komen.
Extra overleg geeft zelden rust.
Rust ontstaat als het weer helder is: wie doet wat, wie beslist wat, en waar sturen we op.
Wat ik doe
Ik stap in waar het nodig is: vroeg in een project om de samenwerking scherp te zetten, tijdens het project als het schuurt, of 1-op-1 via mentorschap. In alle gevallen werk ik in de projectrealiteit.
Als ik met het team werk, stap ik midden in het team. Ik kijk mee in de praktijk: overleggen, afstemming, beslismomenten en de dagelijkse ‘gedoe’-momenten. Ik maak zichtbaar wat impliciet blijft en waar het tempo eruit loopt.
Vervolgens maak ik het weer werkbaar en concreet:
- opdracht en resultaat scherp: wat is “af” en voor wie?
- rollen en eigenaarschap helder: wie is van wat (en wie niet)?
- besluitvorming strak: wie beslist, wanneer is het definitief, waar leggen we het vast?
- afspraken die landen: opvolging, aanspreken en wat je doet als het niet lukt
Ik stap tijdelijk in met één doel: het team kan weer zelf verder. Ik breng het echte gesprek aan tafel en maak het praktisch: welke keuze maken we, wat spreken we af, en wat doen we als het niet lukt?
In projecten waar de sleutel niet het hele team is, maar één of twee sleutelpersonen, werk ik via mentorschap. Altijd gekoppeld aan het project en het resultaat.
Hoe ik werk
Ik werk in drie stappen: meedraaien, afschalen, uitstappen.
1) Eerst stap ik echt in (meestal 1–2 weken)
Ik draai mee om de werkelijkheid op te halen:
- hoe lopen overleggen en besluitmomenten echt?
- wat gebeurt er met besluiten: nemen, vastleggen, opvolging?
- waar vallen afspraken om en waarom?
- wat blijft onuitgesproken en komt pas ná de vergadering?
2) We maken het werkbaar en borgen het
We richten de basis zo in dat het weer voorspelbaar wordt:
- wat is “af” en hoe toetsen we dat?
- wie beslist wat, wanneer is het definitief, waar ligt het vast?
- hoe organiseren we opvolging (incl. wat doen we als het niet gebeurt)?
- werkafspraken die passen bij capaciteit en realiteit
Ik blijf betrokken, maar minder intensief (vaak via 1-op-1 begeleiding van projectleider en 1–2 sleutelrollen):
- ik haak aan bij de vaste overlegmomenten die ertoe doen
- ik doe gerichte check-ins met projectleider en 1–2 sleutelrollen
- ik help bij lastige momenten (besluit blijft hangen, wijziging ontspoort, spanning komt terug)
3) Ik stap eruit
Mijn werk zit erop zodra het team het zelf draagt: besluiten blijven staan, afspraken krijgen opvolging, en het echte gesprek gebeurt aan tafel.
Wat ik inzet (project afhankelijk)
Afhankelijk van wat nodig is, zet ik verschillende middelen in:
- sparring of coaching 1-op-1 met projectleider of sleutelrollen
- mentoring on the job: samen voorbereiden, gesprekken voeren, besluiten vastzetten
- teamgesprekken als het echte gesprek steeds uitgesteld wordt
Altijd gekoppeld aan het project en het resultaat.
Wat ik achterlaat
Geen standaardpakket. Wel wat het project nodig heeft. Dit laat ik achter:
- Minder ruis en minder terug naar af: het project beweegt weer vooruit.
- Meer voorspelbaarheid: afspraken worden opgevolgd en knelpunten komen eerder op tafel.
- Meer grip op scope en wijzigingen: duidelijker wat iets betekent en wat het kost in tijd en capaciteit.
- Een projectleider die steviger staat: niet alleen op planning, ook op rol, afstemming en besluitvorming.
Dat kan zich vertalen in concrete opbrengsten, zoals:
- een heldere overall planning met alle fasen, inclusief oplevering en overdracht
- input voor werkplannen of een plan van aanpak (zodat het niet alleen “op papier” klopt, maar ook in de praktijk)
- heldere afspraken over overleg en terugkoppeling die het team ook echt gebruikt
Wat nodig is bepalen we samen, gericht op wat werkt.
Wanneer past mijn inzet
Schakel mij in als…
- je merkt dat samenwerking en besluitvorming te veel tijd en energie kosten
- er mandaat en rugdekking is voor projectleiding en sleutelrollen om besluiten te nemen en consequenties te dragen
- er ruimte is om het scherp te maken én om de uitkomst om te zetten in acties
- betrokkenen bereid zijn naar eigen gedrag en werkwijze te kijken en waar nodig bij te sturen
- je iemand zoekt die meedraait, snel de kern raakt, het weer werkbaar organiseert en weer uitstapt als het staat
- je vroeg in het project al scherpte wilt zetten op rollen, afspraken en besluitvorming, voordat het gaat schuren
Schakel mij niet in als…
- je iemand zoekt die het project overneemt of problemen ‘oplost’ buiten het team om
- de bedoeling vooral is om gelijk te krijgen ten opzichte van de andere partij
- de belangrijkste spelers niet betrokken worden en er geen bereidheid is om iets te veranderen
Voor wie?
Voor projecten in techniek, infra en bouw waar teams samen moeten leveren en waar samenwerking, besluitvorming en eigenaarschap het tempo bepalen.
Ik werk voor:
- aannemers en uitvoerende projectteams
- (technische) ingenieursbureaus
- opdrachtgevers zoals gemeenten, waterschappen en waterleiding- en energiebedrijven
- samenwerkingsvormen met meerdere partners (bijv. bouwteams)
Ik word vaak benaderd door:
- projectleiders die technisch sterk zijn, maar merken dat samenwerking, besluitvorming of eigenaarschap tijd en energie wegtrekt
- (jonge) projectleiders of zij-instromers die veel verantwoordelijkheid dragen en daarin steviger willen staan
- interne opdrachtgevers die merken dat sturing en samenwerking stroef verloopt en die daar grip op willen
Meestal loopt het niet vast op techniek, maar op:
- afstemming, besluitvorming en eigenaarschap
- impliciete verwachtingen
- afspraken die niet landen in gedrag
- “wij-zij” tussen partijen
Ik werk het liefst met teams die een groot deel van hun tijd aan het project besteden en bereid zijn om werkwijzen aan te passen als dat nodig is.
Dit hoor ik in projecten
Zinnen die ik vaak hoor:
- Ik heb het al overgedragen, maar ik word nog steeds overal voor gebeld.
- Ik heb het al zo vaak gezegd… ik geef het op.
- Dit moet in 8 uur per week, maar zo lukt het niet.
- Ik leg de wijziging neer bij de aannemer, dat is toch gewoon meerwerk?
- Ik vraag wat het probleem is, maar ik krijg geen helder antwoord.
- Het is alweer niet goed. Opleveren lukt nog steeds niet.
Situaties die vaak terug komen:
De werkvloer drukt zwaar op het project
De werkvloer heeft veel invloed en komt met nieuwe wensen en bezwaren; besluiten worden teruggedraaid of betwist.
Gevolg: scope schuift, planning loopt uit en keuzes worden ad hoc gemaakt.
De uitvraag sluit niet aan op de aannemer
Te vaag om op te rekenen, te dichtgetimmerd om ruimte te laten voor betere oplossingen, en risico’s blijven impliciet.
Gevolg: misverstanden, wantrouwen en vertraging, bij start én oplevering.
Nieuwe mensen die hun rol nog moeten vinden
Ze missen overzicht, vinden het lastig om stevig het gesprek te voeren of durven niet te begrenzen.
Gevolg: gesprekken worden uitgesteld, collega’s gaan om hen heen werken en besluiten komen te laat.
Als je dit herkent, is er winst te halen in afspraken, besluitvorming en opvolging.
Veelgestelde vragen
Plan een kennismaking
Herken je dit? Plan een kennismaking.
In de kennismaking kijken we of dit klopt:
- wat er nu gebeurt in het project
- of de randvoorwaarden er zijn: mandaat/rugdekking, bereidheid en ruimte
- of mijn manier van werken past en wat een logische start is
Als dat passend is, plannen we de startfase waarin ik meedraai en scherp maak waar het project vastzit en wat er nodig is om weer vooruit te komen.
Over mij
Ik werk op het snijvlak van projectresultaat en menselijk gedrag in samenwerking. Ik stap in waar het nodig is: vroeg om scherpte te zetten, of tijdens het project wanneer het schuurt of vastloopt. Ik werk midden in het project, meestal met het team en soms via een tijdelijke rol of mentorschap van sleutelpersonen als dat effectiever is.
Ik ken het werk van beide kanten: opdrachtgever én opdrachtnemer. Ik breng scherpte in opdracht, besluiten en afspraken, zodat samenwerking weer werkbaar wordt. Als het loopt, stap ik weer uit.
